Ja, aktieboken är en offentlig handling och ska tillhandahållas digitalt. Enligt Aktiebolagslagen ska aktieboken hållas tillgänglig hos bolaget, vilket betyder att den ska vara tillgänglig för insyn utan onödiga hinder. Detta inkluderar att aktieboken ska kunna utlämnas digitalt och att den inte får undanhållas för dem som begär att ta del av den.
Obligatoriskt att lämna ut aktieboken
Bolag får inte kräva att en person måste besöka en fysisk plats för att få tillgång till aktieboken. Många företag är registrerade på en plats men bedriver verksamhet på en annan, vilket gör det opraktiskt att enbart tillåta fysisk insyn. Lagens syfte är att säkerställa enkel och omedelbar insyn, vilket innebär att företag inte kan fördröja eller förhindra utlämnande av aktieboken.
GDPR och Aktiebolagslagen
Det är viktigt att förstå att Aktiebolagslagen har företräde över GDPR i samband med utlämnande av aktieboken. Detta innebär att bolaget inte kan neka att lämna ut aktieboken med hänvisning till GDPR. Ansvaret för att följa GDPR ligger istället hos den person eller organisation som tar emot aktieboken och hanterar dess innehåll.
Du som lämnar ut aktieboken får inte ställa några krav innan du lämnar ut aktieboken, detta är olagligt.
Konsekvenser vid vägran att lämna ut aktieboken
Om ett bolag vägrar att lämna ut aktieboken kan styrelsens medlemmar hållas personligen ansvariga. Att förhindra, fördröja eller ignorera en begäran om insyn kan leda till rättsliga konsekvenser. I allvarliga fall kan styrelsemedlemmar dömas till fängelse i upp till ett år.
Hur snabbt ska aktieboken lämnas ut?
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om utlämnande av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det krävs tid för att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken lämnas ut omedelbart. Detta innebär att du har en kort tidsfrist för att tillhandahålla aktieboken och att onödiga dröjsmål inte är tillåtna.
Du ska därför lämna ut aktieboken med en tidsfrist på några dagar och onödiga dröjsmål inte är tillåtna.
Lämna alltid ut aktieboken
Aktieboken är en offentlig handling som måste vara lättillgänglig för den som begär att få insyn. Den får inte undanhållas, och bolaget kan inte skylla på GDPR för att undvika utlämnande. Att bryta mot dessa regler kan få allvarliga juridiska konsekvenser för styrelsens medlemmar. Därför är det av yttersta vikt att företag följer lagens krav på insyn och tillgänglighet.