När ett företag låter en anställd använda en företagsbil behövs en tydlig och skriftlig överenskommelse som alla kan luta sig mot. En sådan bilpolicy klargör vilka regler som gäller, vem som har dispositionsrätt och vilket ansvar som delas mellan arbetsgivare och förare. Utan en skriftlig policy riskerar både företag och anställda tvister, onödiga kostnader och oklara ansvarsfrågor.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) fungerar som både mall och färdigt exempel på hur en bilpolicy kan utformas i praktiken. TRF-kortet är ett juridiskt bindande dokument som gäller för en specifik bil och en namngiven förare, och som bekräftar att företaget formellt har upplåtit fordonet.
Därför behövs en bilpolicy i varje företag
När anställda använder företagsbilar uppstår en rad frågor som måste vara tydligt reglerade:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas i en olycka?
- Vem ansvarar för böter eller avgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem sköter service, besiktning och däckbyten så att bilen är körklar året runt?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
En muntlig överenskommelse räcker inte när dessa frågor uppstår. En skriftlig bilpolicy i form av ett TRF-kort ger tydliga regler redan från start.
TRF-kortet – en färdig bilpolicymall
TRF-kortet fastställer de viktigaste uppgifterna som gör bilpolicyn juridiskt giltig och tydlig:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa grunduppgifter blir det svart på vitt vem som disponerar bilen och vilket ansvar som gäller. Kortet kan vid behov visas upp vid poliskontroll och fungerar som ett erkänt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
- Klara ansvarsgränser – minskar risken för konflikter om skador, avgifter och underhåll.
- Minskad risk för missförstånd – ett undertecknat TRF-kort gör reglerna entydiga.
- Enkel administration – varje bil får sin egen dokumentation, vilket ger ordning och reda även i stora fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande underlag att hänvisa till.
Sammanfattning
En bilpolicy är avgörande för alla företag som låter medarbetare köra företagsbilar. Ett TRF-kort är både mall och exempel på hur en sådan policy kan utformas. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar samman en specifik bil med en namngiven förare och ger tydliga regler för ansvar och användning.